Onze podcast kende veel weerklank en we ontvingen veel positieve feedback; bedankt aan alle starters! In deze bonusaflevering gaan we in op jullie vragen. Want jullie verder op weg helpen, daar doen we het uiteindelijk voor! Heb je nog een vraag voor onze experten? Mail ze naar joke.janssens@usgprofessionals.be en we bezorgen je een antwoord. Tot gauw!
00:00: Jingle Intro
00:08 Joke Van Damme: Welkom bij Start to freelance, de podcast van USG professionals voor en door mensen met ondernemer-kriebels. Met deze vijfdelige serie willen we je een duwtje in de rug geven om het freelance leven te ontdekken of er nét dat stapje verder in te gaan.
00:23: Jingle Intro.
00:25 Joke Van Damme: In deze bonusaflevering beantwoordt Joke Janssens de vragen die jullie, de luisteraars, ons hebben toegestuurd. We legden ze voor aan onze gasten en delen hun antwoorden hier met jou.
00:35: Jingle Intro.
00:42 Joke Van Damme: Joke, de eerste vraag is van Charlie, hij heeft een vraag bij de eerste aflevering van de podcast met Marleen Deleu. Hij zegt: jullie bespreken de inclusie van de freelancer op de werkvloer, wat inderdaad de samenwerking en het welzijn binnen het team alleen maar bevordert. Maar waar ligt de grens met de schijnzelfstandigheid? Als je als freelancer een lange opdracht uitoefent binnen de organisatie en je bent geïntegreerd in een team, onder het gezag van een baas, kan dat gezien worden als sociale fraude en grote financiële gevolgen hebben voor zowel de freelancer als voor de klant. Waar ligt de grens en hoe kunnen we die bewaken?
01:15 Joke Janssens: Klopt, goede vraag. Ik heb mij geïnformeerd bij Marleen Deleu en die heeft daar eigenlijk wel een heel uitbundig, maar goed antwoord op geformuleerd. In principe, hier in België, is er een relatief eenvoudige regelgeving wat betreft freelancers. Het enige probleem, dat daarbij kan komen kijken, is dat juristen hier heel rigide mee omgaan wat wel zou kunnen leiden tot een strikte tweedeling tussen loontrekkers en freelancers, en dat willen we uiteraard vermijden, want we willen dat freelancers en loontrekkende hand in hand gaan in een team. Dus Marleen is iets dieper ingegaan op het wettelijk kader en zegt dat dit in 4 topics kan onderverdeeld worden. De eerste topic gaat eigenlijk over de basis: een freelancer moet met een freelance contract werken, simpeler kan het eigenlijk niet. En dat maakt dat je die schijnzelfstandigheid voor een groot stuk kan vermijden. In dat contract gaan ook de nodige afspraken staan, zoals de tarieven, de inhoud van het project, de opzeg modaliteiten en dergelijke. Een tweede topic is dat de wet stelt, en dat is ook een tip voor de bedrijven, dat je niet dezelfde handeling mag doen dan een loontrekkende. En de meeste zelfstandigen willen ook niet dezelfde behandeling als het vaste personeel, zij hebben nood aan eigen specifieke informatie. Het bestaan van die wet betekent niet dat je niks moet doen voor freelancers, je kan er wel creatief mee omgaan om binnen dat wettelijk kader toch creatief aan de slag te gaan. Spreek bijvoorbeeld niet over een personeelsfeest maar spreek over een kerstfeest, of over een nieuwjaarsdrink. Zorg bijvoorbeeld ook voor een aparte inburgering voor freelancers, omdat die niet de traditionele inburgering van de loontrekkenden volgen. Zorg bijvoorbeeld ook voor aparte feedbackmomenten. Zo zijn er dus wel een aantal punten waarbij je eigenlijk creatief met die wet aan de slag kan gaan. De derde topic is dat je moet oppassen voor alles wat te maken heeft met gezag en toezicht. Spreek bijvoorbeeld niet over vakantie aanvragen als freelancer, stuur ook geen ziektebriefje als je ziek bent geweest. Wat kan je dan creatief wel doen: je kan bijvoorbeeld een planningsysteem opzetten, en daarin vragen aan de freelancers om aan te duiden wanneer die wel of niet beschikbaar is. En dan een laatste topic dat Marleen nog aanhaalt gaat over de offboarding voor freelancers. Sluit als opdrachtgever alles correct af. Denk onder andere aan uw batches voor toegang tot de systemen en andere middelen. Zorg er eigenlijk gewoon voor dat de beide partijen de samenwerking met een goed gevoel beëindigen, zodat er In de toekomst eventueel nog samengewerkt kan worden. Ik weet dat het een lang antwoord is dat Marleen formuleert, maar eigenlijk komt het er vooral op neer dat je duidelijke afspraken moet neerschrijven in een contract, en dat je ervoor moet zorgen dat de verbindende HR-activiteiten met een vertaalslag?? worden gemaakt, en idealiter, met een positieve draai eindigt.
03:58: Soundbite pauze
04:04 Joke Van Damme: De meeste vragen die we hebben ontvangen gingen over tarieven, allemaal vragen aan Guy. Eerst komt er een vraagje van Robert, een startende Freelancer. Hij schrijft: wat als een opdrachtgever mijn vast tarief die ik voor alle klanten hanteer te hoog vindt, of wanneer een klant niet akkoord gaat met mijn offerte? Dan maar best een lager tarief onderhandelen?
04:24 Joke Janssens: Er zijn heel wat vragen binnengekomen naar tarief setting maar op zich vind ik dat ook wel logisch. Tarief setting is iets waar Guy een driedaagse infosessie kan over geven. Wij hebben daar een korte podcast van 15 minuten over gemaakt. Maar het is ook wel iets heel persoonlijk. Dus wij zijn wel blij met de persoonlijke vragen die zijn binnengekomen. Als ik kijk naar de vraag van Robert, deze kan ik in twee stukken delen want enerzijds gaat het over tariefbepaling, en anderzijds over onderhandelen, al horen die twee ook een beetje samen. Onderhandelen is geen eenvoudige materie, maar als je goed voorbereid bent, kan je een tariefbepaling een stuk eenvoudiger maken. En voor elk project ga je ook een andere voorbereiding moeten maken. En waar het in de vraag die Robert stelt vooral om draait, is hoe graag wil je de opdracht? En dat kan afhangen van verschillende persoonlijke factoren. Maar wat vooral belangrijk is, in jouw voorbereiding, is dat je een bepaald minimumtarief gaat bepalen. En dat minimumtarief moet je in jouw onderhandeling ook steeds in jouw achterhoofd houden. Dat is zeker niet het tarief waarbij je de onderhandeling moet starten, maar dat je in jouw achterhoofd houdt. Zodra je dat tarief bereikt, is het tijd dat je uit de onderhandeling stapt. Vandaar dat ik vind dat de voorbereiding van een onderhandeling cruciaal is en moet je per project bekijken wat voor jou belangrijk is en waarom of hoe graag je een bepaald project wil.
05:46 Joke Van Damme: Oké. Dan heeft Naomi nog een vraagje. Ze zegt: jullie gaan ervan uit dat je als freelancer aan een dagtarief werkt maar wat met terugkerende, of vaste opdrachten, zoals een workshop die je meermaals begeleidt. Met welke factoren moet je dan rekening houden bij het berekenen van je tarief in functie van de tijd die je er zelf in steekt?
06:02 Joke Janssens: Ja, we gaan een beetje in herhaling vallen want, ook hier is het sleutelwoord het voorbereiden van jouw tarief setting. En ik begrijp absoluut waar de vraag vandaan komt, maar het scheelt niet veel met het bepalen van een dagtarief. Wat hier belangrijk is, is dat je alle kosten die je maakt in kaart brengt. En dat zijn ook de kosten voorafgaand aan de workshop: hoeveel uren spendeer je eraan? Welke materialen heb je nodig? Je gaat ook de uren berekenen van de workshop die je zal geven, en hoeveel uren je er nadien eventueel ook nog zou insteken. Belangrijk is dan om te kijken hoe vaak ga je de workshop in een bepaalde periode geven, zodat je jouw kosten kan gaan berekenen per workshop. Als je deze kost hebt bepaald weet je ook wat het minimale is dat Je moet vragen om minstens break-even te kunnen draaien. Nu voor niks gaat de zon op, in de meeste gevallen ga je geen gratis workshops geven, dus je moet dan ook nog een bepaalde winstmarge incalculeren. Een winstmarge berekenen is ook heel persoonlijk. Maar hier is mijn tip: doe je huiswerk, ga bij collega's kijken, informeer je goed, zodat je tot een goede tarief setting komt.
07:14: Soundbite pauze
07:20 Joke Van Damme: Nog een vraagje voor Guy, van Bert. Hij vraagt zich het volgende af: jullie praten over het opbouwen van een reserve voor de periodes waarin ik geen projecten lopen heb. Aan welk budget denken jullie dan? Is bijvoorbeeld 10% van mijn jaarbudget voldoende?
07:33 Joke Janssens: Ja, dat is eigenlijk een persoonlijke keuze. 10% kan voldoende zijn maar hangt van veel factoren af natuurlijk. En denk er vooral aan waarvoor die reserve moet dienen. Als dat bijvoorbeeld is, zoals Bert in zijn vraag stelt, om een periode te overbruggen waarbij het tussen twee projecten valt, ga je een beetje van jouw worstcasescenario moeten uitgaan. Dus stel dat er twee maanden tussen twee projecten zouden zitten. Dan moet je eigenlijk 2/12 of 1/6 van jouw jaartarief mee verrekenen in jouw reserve. Een andere insteek waarvoor je reserve zou kunnen opbouwen is om een ziekte te overbruggen. Ziek vallen kan je natuurlijk moeilijker voorspellen. Je kan moeilijk voorspellen hoeveel dagen je het komende jaar ziek gaat zijn bijvoorbeeld. Maar daar kan je je voor laten verzekeren, en dus kan je jouw reserve iets lager berekenen. Dus die oefening is eigenlijk heel persoonlijk.
08:29 Joke Van Damme: Dat sluit ook een beetje aan bij de vraag van Ines, want zij heeft een vraag over de zoektocht naar nieuwe opdrachten. Ze zegt: wanneer is eigenlijk het beste moment om op zoek te gaan naar een nieuw project? Wacht ik tot het einde van een opdracht of neem ik beter een zo groot mogelijke voorsprong, en begin ik al weken of zelfs misschien maanden op voorhand nieuwe opdrachten te zoeken?
08:46 Joke Janssens: Ja, dat is een goede vraag. Maar ook hier is het niet eenvoudig om een eenduidig antwoord te geven omdat alles eigenlijk afhangt van vraag en aanbod natuurlijk. Ik heb dit samen met Guy bekeken: vandaag is er heel veel vraag op de markt. Dus wat ons betreft hoef je geen half jaar op voorhand al in gang te schieten om een nieuw project te zoeken. Maar Je moet natuurlijk wel rekening houden met een bepaalde doorlooptijd vanaf het moment dat je je aanmeldt of solliciteert bij een bedrijf, tot het moment dat de beslissing is genomen dat je mag starten. Hou ook rekening met de administratie die hierbij komt kijken. Dus zoals de markt vandaag is, adviseren wij gemiddeld om 6 à 8 weken voor je huidig project afloopt te beginnen zoeken naar een nieuwe opdracht.
09:28 Joke Van Damme: Ja, oké, de laatste vraag voor Guy, die komt van Thomas en die gaat over langlopende opdrachten bij eenzelfde opdrachtgever. Hij vraagt het volgende: heeft freelance ook voordelen als je een lange tijd grotendeels fulltime voor dezelfde opdrachtgever werkt, en bij die opdrachtgever ook iets opbouwt? Met andere woorden, wat zijn de voordelen, de nadelen en misschien ook de risico's wanneer je een lange tijd voor dezelfde opdrachtgever werkt?
09:50 Joke Janssens: Ja, wat betreft lange- en korte termijn projecten, beide hebben voor- en nadelen. De voordelen van lange termijn projecten: eerst en vooral het risico neemt af dat je op regelmatige basis nieuwe project moet zoeken, dus je hebt wel een iets of wat stabieler parcours te gaan. Wat ook een groot voordeel is bij lange termijn opdrachten is dat je meer In de diepte kan gaan werken, waardoor je meer kan verwezenlijken. Wat bedoel ik daar eigenlijk mee? Door lang met dezelfde klant te werken leer je deze beter te kennen en ga je meer kunnen ondernemen. Je gaat ook de resultaten kunnen waarnemen, zodat je korter op de bal kan spelen. Wat kan het eventuele risico dan weer zijn bij een lange termijn project? Vaak start de freelancer om te kunnen proeven van verschillende projecten, en als je bij één en dezelfde organisatie blijft, dan blijf je wel bij die ene klant aan de slag. Terwijl je bij korte termijn projecten regelmatig zou wisselen van klant. Dan ga je eigenlijk uw kennis toch nog net iets meer verrijken. Je leert verschillende bedrijven kennen, gaat verschillende processen leren aangaan. Je gaat verschillende culturen leren kennen, waardoor je eigenlijk de het beste van elkaar kan leren en doorvoeren in andere organisaties. Dus het heeft beide wel voor en nadelen.
11:06 Joke Van Damme: Ja, oké. Dan hebben we ook nog twee vragen van Isabel voor Elke Van Hoof. Haar eerste vraag luidt als volgt: persoonlijke doelen zijn inderdaad belangrijk, zegt ze, maar kiezen is ook verliezen. Hoe weet ik dat ik de juiste doelen nastreef en niet hopeloos de foute richting uitga?
11:23 Joke Janssens: We hebben die vraag aan Elke Van Hoof gesteld. Zij zegt dat persoonlijke doelen nastreven belangrijk is en inderdaad, kiezen is verliezen”, maar dat je als freelancer, heel vaak de beslissing neemt van: “Go where the money is”. En de tip, die ze daarbij geeft, is eigenlijk een soort van drieluik, drie pijlers, waarbij je alles wat je doet in kan opdelen. De eerste pijler is: hoe competent voel je jou? En je geeft jezelf dan een score van totaal niet competent tot echt wel zeer competent. De tweede pijler is: hoeveel zin je hebt om eraan te beginnen? Ook hier geef je jezelf een score van totaal niet tot heel veel goesting. En de derde pijler gaat over: hoeveel visibiliteit levert mij dat op, of hoeveel netwerken levert het mij op? De drie pijlers zijn dus: competentie, goesting, en vooruitgang in geld of winst of andere zaken. Als je deze naast elkaar gaat afwegen, dan ga je al heel snel de juiste keuzes kunnen maken. En een praktische oefening die Elke nog meegeeft is om elke eerste dag van de maand, die 3 zaken nog eens naast elkaar te leggen, zodat je echt je focus houdt, en ook de basis hiervan kan aanpassen.
12:35 Joke Van Damme: De tweede vraag van Isabel is de volgende: hoe ga je om met onzekerheid? Hoe kan je vermijden dat je op alles ja zegt uit angst dat er volgende maand geen opdrachten meer zullen binnenkomen?
12:45 Joke Janssens: Angst en onzekerheid heeft volgens Elke alles te maken met hoe zeker ben je, dat je wel de juiste vaardigheden hebt als freelancer. En dat, dat heeft dan weer te maken met waardering en erkenning, maar is ook een klankbord. Dus een goede tip die Elke daarom geeft is om te zorgen voor een “Circle of trust”, waarbij je je plannen eens kan blootleggen of gewoon even om feedback vragen. En wie neem je dan mee in die “Circle of trust”? Enerzijds zijn dat jouw grootste critici. Maar anderzijds zijn dat ook jouw beste coaches, die je een goede balans geven. En dan het tweede aspect waar angst en onzekerheid ook mee te maken heeft is met jouw businessplan. Het is belangrijk goed na te denken, hoe kan ik mezelf beter verkopen, hoe competent voel ik mij, en waar gaan mijn ogen van blinken? En als je van daaruit vertrekt kan je effectief een goed plan maken. Een bijkomend aspect is: hoe kan je de wereld een stukje verbeteren. Dus als je jouw businessplan kan koppelen aan “purpose and sence” en aan iets dat bijdraagt aan een groter geheel, dan ga je al een heel eind verder komen in die angst en onzekerheid. En ook hier geeft Elke een praktische tip: sta regelmatig stil en onderzoek jezelf op vlak van zin en competitiegevoel, en of je inderdaad de wereld een stukje beter maakt.
14:01: Jingle Outro
14:06 Joke Van Damme: Ontdek je de podcast nu pas en heb je ook nog een vraag, mail ze dan zeker door naar joke.janssens@usgprofessionals.be. Je ontvangt binnenkort een antwoord van onze experten, tot gauw!