Adaptief leiderschap: hoe faciliteer je een projectmatige organisatie? Danny Van Driessen, Directeur IT Services bij RGF Staffing, vertelt er alles over.
In deze aflevering staat adaptief leiderschap centraal. Projectwerk zit in de lift, en dat vraagt om een flexibele bedrijfsorganisatie. Hoe bied je als bedrijfsleider de beste ondersteuning? Danny Van Driessen, Directeur IT Services bij RGF Staffing, gaat erover in gesprek met Joke Janssens.
Heb je een vraag of wil je een reactie kwijt? Stuur dan een mailtje naar Joke.Janssens@usgprofessionals.be, contacteer ons via onze Facebook- of LinkedInpagina of laat een voicemailtje achter via deze link
Is deze podcast nuttig voor iemand die je kent? Vergeet deze link dan zeker niet te delen!
Joke Van Damme: [00:00:08] Welkom bij Wendbaar met Projecten. Het derde seizoen van de USG Professionals Podcast. Samen met jou duiken we vijf weken lang in de do's en don'ts van modern projectmanagement. In aflevering drie staat adaptief leiderschap centraal. Projectwerk zit in de lift en dat vraagt om een flexibele bedrijfsorganisatie. Hoe bied je als bedrijfsleider de beste ondersteuning? Danny van Driessen, directeur IT Services bij RGF Staffing, gaat erover in gesprek met Joke Janssens.
Joke Janssens: [00:00:49] Danny. Goeiemiddag! Welkom op onze podcast van projectmanagement. Ja, we zijn eigenlijk collega's Danny, want jij werkt voor RGF Staffing, het moederbedrijf van USG professionals.
Danny Van Driessen: [00:00:58] Klopt.
Joke Janssens: [00:00:58] Kan je even schetsen wat dat jouw functie of jouw rol het is binnen RGF?
Danny Van Driessen: [00:01:02] Ja, zoals je zegt, binnen RTF heb je dus RGF die de overkoepelende moeder is. Zeg maar boven alle star brands en maatschappijen die wij hebben. Dan heb je een aantal centrale rollen. Binnen RGF zit ook een chef servicecenter waar een IT afdeling in werkzaam is en ik ben werkzaam als IT director voor archief in België, dus in die zin eindverantwoordelijk voor alles wat zich afspeelt op vlak van IT die in onze Belgische organisatie. Ja, en samen met Yves en Xenia vorm ik ook het directieteam voor het Church Servicecenter in België.
Joke Janssens: [00:01:30] Ja, oké, ja, en ik spreek zelf uit ervaring RGF is een organisatie die ook vaak projectmatig werkt en vandaar dat we jou ook hebben uitgenodigd hier voor het faciliteren van een bedrijf dat projectmatig werkt. Dat vereist eigenlijk wel flexibiliteit met betrekking tot middelen, tot mensen, tot structuur. Hoe pak je dan aan als bedrijfsleider?
Danny Van Driessen: [00:01:49] Ja, ik denk wat belangrijk is, is dat je mensen vooral toelaat om zich te focussen op een aantal projecten. Een project tussendoor op een goede manier afwerken, da's quasi onmogelijk. Dus je moet de mensen toelaten om voldoende tijd te nemen om projecten goed af te werken. Nu het aantal projecten dat een bedrijf wil voeren ten opzichte van de middelen die ze daarvoor ter beschikking hebben. Dat is vaak waar het schoentje knelt natuurlijk hè. Dus je stelt er de vraag naar flexibiliteit. Soms is dat meer, soms moet het wat minder zijn. Flexibiliteit We vangen tekorten vaak op door ofwel mensen geoutsourced te werven. Ja, dat werkt. Vooral wanneer je algemene technische competenties nodig hebt of wanneer je zeg maar handjes op het klavier nodig hebt. Da's een pak moeilijker wanneer je natuurlijk interne competenties of interne kennis nodig hebt. En dan moet je de afweging maken tussen heb ik de tijd om mensen bij te scholen, ze iets bij te leren of moet ik eerder een aantal prioriteiten gaan stellen zodanig dat we niet met acht dingen tegelijkertijd bezig zijn. Maar met vier zodanig dat je en daar ben ik weer, de mensen toelaat om zich te focussen op die vier projecten die voor jou belangrijk zijn.
Joke Janssens: [00:02:58] Klopt dat ze niet met duizenden projecten tegelijk bezig zijn bij wijze van spreken? En zou de focus niet verliezen?
Danny Van Driessen: [00:03:03] Ja inderdaad, ja inderdaad.
Joke Janssens: [00:03:04] Maar als ik het hoor is het wel voor jullie toch altijd een afweging of je kiest voor project sourcing om iemand.
Danny Van Driessen: [00:03:09] Ja dat klopt.
Joke Janssens: [00:03:10] Extern het aan te werven of dat je inderdaad het intern aan iemand doorgeeft.
Danny Van Driessen: [00:03:13] Ja. Wat ik daar vooral belangrijk vind is dat je de afweging maakt welke competenties wil jij op lange termijn binnen jouw bedrijf borgen? En zoals ik daarnet al zei, gaat dat over eerder algemene competenties die overal in de markt wel beschikbaar zijn. Dan is het een pak gemakkelijker om die in te huren via een outsourcing formule te gaan zeg maar. Ja, een pak moeilijker is het wanneer je interne kennis nodig hebt. Dan ben je helaas vaak beperkt tot het aantal mensen dat je hebt.
Joke Janssens: [00:03:41] Ja, logisch. Ja. Ja. Nu vertrouwen en autonomie geven aan projectleiders, zowel extern als intern, is cruciaal voor succes. Uiteraard. Maar hoe vind je als bedrijfsleiding de juiste balans tussen het bewaken van de doelen en het geven van de vrijheid aan die projectleiders?
Danny Van Driessen: [00:04:02] Dat klopt. Autonomie geven, dat is zeer belangrijk. Ik vind dat de bedrijfsleiding zich vooral moet beperken tot het stellen van strategische doelen en prioriteiten en daar een grote lijn er rond trekken. Je stelt een zogenaamde roadmap op van de dingen die je wil bereiken. Maar eens je toekomt aan het uitvoeren van die roadmap, zeg maar, dan laat je het ook over aan de mensen die voor de uitvoering verantwoordelijk zijn. En wat dan belangrijk is, is dat je die mensen die in de uitvoering gaan, dat je die vooral vertelt wat belangrijk is voor jou en waarom iets voor jou belangrijk is. En als ze dat goed begrijpen, dan is de kans dat er een misverstand zou zitten of een afwijking tussen wat je met je bedrijfsleiding wil en wat er straks uiteindelijk opgeleverd wordt. Die verkleint naarmate het begrip bij die mensen van het wat en vooral het waarom vergroot. En dat laatste waarom je met een bedrijfsleiding iets belangrijk vindt, dat wordt vaak wel een keer een keer vergeten. Dat is zeer belangrijk.
Joke Janssens: [00:05:03] Ja, ja, en wij gaan inderdaad dat vertrouwen kweken wat op den duur aan tot die autonomie ook wel leidt, hè?
Danny Van Driessen: [00:05:08] Ja, vertrouwen. Ik vind Je gaat er toch altijd vanuit dat je competente mensen aan het werk zet. Allemaal experten in hun domein die het vaak beter weten dan de bedrijfsleiding zelf. En dus ik vind de combinatie van het het neerzetten van competente mensen en ze dan die bagage meegeven waar ik net over sprak. Ja, je legt ze uit wat jij wil bereiken en ook waarom je iets wil bereiken. Als je ze daarmee op pad stuurt, dan zie ik dat heel vaak goed gaan.
Joke Janssens: [00:05:35] Ja ja, het gaat inderdaad over vertrouwen. Langs twee kanten hè? Wederzijds vertrouwen? Absoluut ja. En de andere vragen die ik ook nog voor jou had, Danny. Welk soort leiderschap is volgens jou vooral nodig in een organisatie zoals RGF, die ook projectmatig werkt? In een blog artikel heb je ook al gesproken over adaptief leiderschap. Is dat ook iets dat jullie toepassen? En hoe ziet dat dan juist over? Gaat dat dan juist in zijn werk?
Danny Van Driessen: [00:05:55] Ja, absoluut. Als je het mij vraagt dan is welke leiderschapsstijl hanteer je? Voor mij is er maar ene juiste en dat is inderdaad adaptief. Dat is afhankelijk van de situatie waar je instaat. Ieder heeft zijn eigen stijl. Ik heb mijn stijl die niet heel directief is. Dus ik werk samen met mijn mensen. En zoals ik daarnet ook zei het zijn experten in hun domein. Zij weten de zaak vaak beter dan ikzelf. Dus mijn rol is het vooral om naar hen te luisteren, met hen mee te denken en hun te challengen. Soms moet je knopen doorhakken Als je in eindeloze discussies terechtkomt die de timing van een project in gevaar kunnen brengen. Dan moet je wel een keer knopen durven doorhakken. Maar wat mensen vooral nodig hebben, is geen directieve stijl. In mijn beleving is vooral duidelijkheid. Schep vooral duidelijkheid over bijvoorbeeld de prioriteiten waarmee jij de zaken wil uitgevoerd zien en nogmaals zeg ze hoe en waarom en dan kunnen ze op pad. Je wil dat projectleiders dat ze hun doelen en ook de bigger picture, dat ze die in het vizier houden. En als je dus goeie gesprekken hebt over het wat en het waarom, nogmaals, dan loopt dat meestal goed.
Joke Janssens: [00:07:00] Dat is de uitgebreide versie of de uitgebreide definitie van adaptief leiderschap dan voor jou.
Danny Van Driessen: [00:07:05] Of dat de uitgebreide versie is van adaptief leiderschap, dat weet ik niet. Maar mijn kernboodschap daar is vooral als je wil samenwerken, dan zal je vooral moeten opzoeken op welke manier de mensen het gemakkelijkst met jou samenwerken. En dat wil zeggen dat jij je toch grotendeels moet kunnen aanpassen aan de man of de vrouw die tegenover jou aan de tafel zit.
Joke Janssens: [00:07:25] Ja.Projectmatig werken is een stuk gericht op mensen, maar ook een stuk op de technische kant. Maar als ik jouw verhaal hoor is die menselijke kant echt zeer cruciaal he.
Danny Van Driessen: [00:07:41] Zeer belangrijk.En mensen vinden dat wel een keer raar om dat vanuit mijn rol te horen. Ik heb al meermaals gezegd binnen en buiten de organisatie, technieken en technologie, het is allemaal zeer belangrijk. Maar als je de mensen niet leert, niet verteld hoe ze met technologie en techniek moeten omgaan, dan blijft het ook maar een stuk techniek of technologie. Alles wat je doet in de wereld tegenwoordig wordt zeg maar gevormd door de driehoek technologie, proces en mens. En ik vind als het erop aankomt de mens daar uiteindelijk nog de belangrijkste schakel in.
Joke Janssens: [00:08:16] Ja. En als de organisatie projectmatig werkt, hoe zorg je ervoor dat je in die projecten in overeenstemming blijft met de de missie en de visie of de bedrijfscultuur die je hebt?
Danny Van Driessen: [00:08:25] Ja, daar heb je vooral een goed governance model voor nodig. En zo'n governance model, dat speelt zich af op een drietal vlakken, eerst en vooral op strategisch vlak. Binnen RGF vullen we dat zo in dat wij één of twee keer per jaar met alle CEO's van de verschillende maatschappijen één of twee dagen wegduiken in een zaal of één of ander hotel of site en challengen wij mekaar op: hebben wij nog de juiste doelen. De juiste stippen op de horizon staan voor de komende 1 tot 2 jaar. En op dat niveau moet je een aantal hoofdlijnen durven trekken en een aantal strategische prioriteiten durven zetten. Dan heb je het tactische vlak zal ik zeggen. Op tactisch vlak plannen we eigenlijk de projecten uit per kwartaal. Dus elk kwartaal zitten wij met een heel groep mensen samen en kijken wij naar alle projecten en deliverables die op de plank liggen. Daar worden in de eerste plaats de juiste prioriteiten ingesteld en in een tweede stap gaan we een plan samenstellen voor het komende kwartaal met de middelen die wij hebben. En die volgt. Dat prioriteiten plan natuurlijk. En het derde vlak zou ik zeggen is het het meer operationele vlak. Want ook operationeel wil je toch wel vinger aan de pols houden. En dat te voeren we vaak via stuurgroepen die je dan bijvoorbeeld maandelijks inricht waar je met een aantal groepen specifiek naar één project kijkt, kijkt of de doelen nog bereikt worden, of de de budgetten behouden worden, of de timing gerespecteerd wordt, et cetera. Maar als je op die drie vlakken de overlegstructuren staan hebt en je voert ze met regelmaat, dan heb je daar eigenlijk een model staan waarbij in de uitvoering in je projecten de alignering met je strategische doelen altijd terug te vinden is.
Joke Janssens: [00:10:05] Ja, duidelijk. Oké. Heb je nog tips voor bedrijven die nog niet projectmatig werken, maar wel projectmatig aan de slag willen gaan? Hoe kan je van scratch starten?
Danny Van Driessen: [00:10:15] Ik denk dat je dan moet jezelf moet realiseren dat het niet over één nacht ijs zal gaan en dat het ook niet zonder vallen en opstaan zal gaan hé. Elk bedrijf legt daar een leertraject in af. Wij hebben dat trouwens ook in in RGF afgelegd hé. Ik spreek nu vrij vlotjes over ons governance model op de drie verschillende niveaus en hoe we dat netjes in mekaar klikken. Maar we hebben er wel eventjes over gedaan om dat ook om dat ook te leren. Dus tips? Ik zou zeggen ja, een governance model vind ik wel een basisvoorwaarde. Je hebt zoiets nodig als een handvat en dan zou ik vooral zeggen dat is begin te stappen en kijk hoe je van stappen kan gaan hardlopen uiteindelijk en steeds sneller als je kan.
Joke Janssens: [00:10:54] Ja, zoals dat jullie vandaag doen.
Danny Van Driessen: [00:10:56] Ja inderdaad, wij hebben het ook moeten leren. We zijn nog lang niet waar we willen zijn, maar we zijn wel goed op weg denk ik.
Joke Janssens: [00:11:00] Ja, de weg is vooruit. Ja oké, da's mooi om mee af te sluiten, Danny. Hartelijk dank voor jouw inzicht en we verwelkomen jou graag nog een volgende keer.
Danny Van Driessen: [00:11:09] Heel graag gedaan.
Joke Janssens: [00:11:10] Tot later.
Danny Van Driessen: [00:11:10] Dank je wel.
Joke Van Damme: [00:11:22] Heb je een vraag voor Danny of een verhaal dat je wil delen? Laat het weten via onze Facebook of LinkedIn pagina, via een voicemail of met een mailtje naar info at USG Professionals.be. Is dit interview nuttig voor iemand die je kent? Vergeet de podcast dan zeker niet te delen. In de volgende aflevering bespreekt Change Management trainer Erik Steketee de aanpak van verandering als project. Wil je dit gesprek niet missen? Abonneer je dan zeker op onze podcast. Graag tot dan!