Change management: hoe zorg je voor een succesvolle transitie? Trainer in change management Erik Steketee vertelt er alles over.
In deze aflevering zoomen we in op change management. Net zoals de markt, verandert de werkvloer snel: we digitaliseren en fusioneren, werken hybride samen en pakken nieuwe uitdagingen aan in wisselende teams.
De vraag naar consultants voor change management groeit, en dat is niet verwonderlijk. Want de werking van een bedrijf verander je niet zomaar; elke transitie is een volwaardig project. Trainer in change management Erik Steketee vertelt er alles over aan Joke Janssens.
Heb je een vraag of wil je een reactie kwijt? Stuur dan een mailtje naar Joke.Janssens@usgprofessionals.be, contacteer ons via onze Facebook- of LinkedInpagina of laat een voicemailtje achter via deze link
Is deze podcast nuttig voor iemand die je kent? Vergeet deze link dan zeker niet te delen!
Joke Van Damme: [00:00:07] Welkom bij Wendbaar met Projecten. Het derde seizoen van de USG Professionals Podcast. Samen met jou duiken we vijf weken lang in de do's en don'ts van modern projectmanagement. In aflevering vier zoemen we in op changemanagement. Net zoals de markt verandert de werkvloer snel. We digitaliseren en fusioneren, werken hybride samen en pakken nieuwe uitdagingen aan in wisselende teams. De vraag naar consultants voor change management groeit. En dat is niet verwonderlijk, want de werking van een bedrijf verander je niet zomaar. Elke transitie is een volwaardig project. Trainer in change management. Erik Steketee vertelt er alles over aan Joke Janssens.
Joke Janssens: [00:00:49] Erik, welkom in onze podcast! We gaan het vandaag hebben over change management. Dat is jouw expertisegebied hé?
Érik Steketee: [00:00:55] Zeker! Dankjewel Joke. Ja, dat past ook goed, Want meestal Change management is ook het sluitstuk van projecten. Dus we zitten qua programma denk ik in de goede volgorde.
Joke Janssens: [00:01:05] Absoluut. Ja, dat hebben we ook zo strategisch ingepland inderdaad. Want het klopt wel. Onze podcast gaat inderdaad over projectwerk en de moderne aanpak van projectmatig werk. Als je kijkt de laatste tijd en er heel wat bedrijven die toch wel door een uh transitie gaan. Nu, in welk opzicht is een transitie ook een project voor jou?
Érik Steketee: [00:01:22] Ja, ik vind een project heeft een kop en een staart en een verandering moet dus ook in een kop en een staart hebben. Je begint ergens mee, dus d'r is een moment dat je zegt de organisatie jongens, we gaan ergens mee beginnen. En je kan ook aan de organisatie uitleggen wanneer je wat wil bereikt hebben. Dus change management en een project, dat gaat hand in hand. Dat kan niet eens, Het één kan niet zonder de ander.
Joke Janssens: [00:01:42] Ja, en? Is change management voor elk bedrijf op dezelfde manier? Of heeft dat eenzelfde definitie of moet hetzelfde worden toegepast?
Érik Steketee: [00:01:49] Nou, dat is net zoals je projecten doet. Geen project is hetzelfde. Zo is geen change is ook hetzelfde. Wel gaan we natuurlijk niet per change of per project ineens bedenken welke processen gaan we nu volgen? Welke instrumenten gaan we gebruiken? Welke procedures gaan we volgen? Elk project gebruikt ook vaak een methodiek bij een Book of PMI of PRINCE2. Zo gebruiken wij prozy als de methodiek voor change management. Dus het is niet zo dat we in ineens bedenken wat zullen we nu gaan doen? Nee, we hebben een plan bij mijn idee. Alleen per organisatie, per verandering bekijk je wat zijn hier specifieke onderwerpen? (Joke Janssens: Ja). Is de organisatie de klaar voor, is er veel Historiek zeggen jullie hier. Historiek vanuit het verleden waar we rekening mee moeten houden? Hoe zitten mensen d'rin? Is de doelstelling helder? Na allemaal Dat soort van vraag moet je echt in de voorbereidingsfase goed analyseren.
Joke Janssens: [00:02:41] Nou, heel wat factoren dat inderdaad het change wel anders kan maken in verschillende bedrijven inderdaad. Ja oké.
Jingle
Joke Janssens: [00:02:54]Ja, we kennen elkaar ook al langer. Je werkt ook geregeld of je doet geregeld ook opleidingen voor uw professionals. En daarin laat je ook vaak weten dat de focus op mensen ligt in plaats van op de technische kant. Kan je daar nog eens even dieper op ingaan?
Érik Steketee: [00:03:06] Ja, at the end of the day. Het zijn mensen die iets gebruiken of die een proces blijven volgen of die een systeem feitelijk gebruiken. En dat bepaalt het succes. Natuurlijk kunnen ze dat niet zelden zonder hulpmiddelen, dus heel veel projecten brengen nieuwe systemen live. Nieuwe processen implementeren ze. Maar als mensen hun werkwijzen niet aanpassen, halen we uiteindelijk niet de beoogde resultaten (Joke Janssens: Ja), mensen doen ertoe. En ik zeg niet dat het niet zonder projectmanagement projectmanagement is superbelangrijk. Maar change management mensen voorbereiden op de nieuwe toekomst is evenzeer belangrijk.
Joke Janssens: [00:03:40] En hoe doe je dat, die mensen voorbereiden op de toekomst?
Érik Steketee: [00:03:43] Nou, goed luisteren dus. Ik weet weerstand heeft meestal een negatieve connotatie, dus dan zegt ze ja, mensen hebben dit, mensen hebben dat, mensen hebben gewoon vragen. Het ad con model helpt je om te begrijpen waar mensen hun vragen zitten. Dus we begrijpen we vragen mensen snap je waar we mee bezig zijn als organisatie, begrijp je waarom deze change nu nodig is. Als mensen dat niet snappen, dan is t. We weten uit de research, dat is de eerste reden en belangrijkste reden van weerstand. Nou, dat wordt doorgaans slecht uitgelegd, dus daar noemen we het weerstand. Maar we zijn niet in geslaagd om mensen hun vragen te beantwoorden (Joke Janssens: Ja). Veel mensen hebben de vraag daarna van wat betekent deze verandering voor mij? Ik zie dat veel managers daar ook niet duidelijkheid in verschaffen. Dan zeggen ze Ja, je moet gewoon digitaal werken. Oke, wat ik, ik werk momenteel zo. Wat verwacht je dat ik anders gaat doen? Ja, gewoon in de cloud. Nou dat is geen antwoord op een vraag, dus je moet ook heel veel managers moet je bij de hand nemen en uitleggen. Ja, dit is hoe we mensen anders willen laten werken (Joke Janssens: Ja).
Joke Janssens: [00:04:44] Even voor de luisteraar je laat al het woord Prosci en atka vallen. Kan je daar even nog een toelichting over geven?
Érik Steketee: [00:04:49] Ja, dus Prosci is zo'n beetje de world leading methodiek in change management en het ATKA model is een belangrijk tool in die we inzetten Dus wij trainen mensen, net zoals je dat aan de projectmanagement kant PRINCE2 gebruikt of PMBOK Guide of PMI trainen we mensen in de methodiek en die heet Prosci en het is een samentrekking van Professional sciences, oorspronkelijk twintig plus jaren geleden gestart als een research bureau en we doen elke twee, drie jaar onderzoek en daar is de hele methodiek op gebaseerd. Microsoft en alle business partners gebruiken deze methodiek ook wereldwijd, want dan spreken we allemaal dezelfde taal om bijvoorbeeld teams te implementeren of mensen in de cloud te krijgen. Nou, het ADKAR model is een heel handig hulpmiddel d'rin. Iedereen snapt onmiddellijk waar het over gaat. Dus de eerste A die gaat over awareness. Snap je waar we bezig zijn? De D gaat over design en decission. Heb je daarover nagedacht wat t voor jou gaat betekenen? Wat jij anders moet gaan doen? De K is knowledge. Heb je voldoende kennis? Ben je voldoende getraind? De A is ability. Gaat het je ook lukken? Want er zijn allerlei ja belemmeringen mogelijke wijze waar je last van kan hebben. Ik geef vaak het voorbeeld. Sommige mensen zijn dyslectisch. Nou dan moet je niet een heel processen handboek aan hun geven, want voor hen is dat geen informatie. In ieder geval niet toegankelijk en de R is dan reinforcement. Blijf je ook deze verandering stand houden? Daarmee snappen (Joke Janssens: Zeker ook cruciaal) we of er weerstand is.
Joke Janssens: [00:06:10] Ja, ja. Weerstand is inderdaad eentje die we net hebben besproken. Zijn er zo nog obstakels die je tegenkomt bij change management?
Érik Steketee: [00:06:16] Nou, we weten uit de research de belangrijkste succesfactor en dat is al meer dan twintig jaar. Komt dat uit de research? De belangrijkste succesfactor is sponsorship active en visible sponsorship. Dat betekent dat mensen van het directiecomité ook actief de organisatie mee moeten nemen. Heel veel sponsors hebben geen idee. Heel veel sponsors zijn hier niet goed in. Heel veel sponsors weten zelf ook eigenlijk niet waarom het moet. Nou, dus dat is de belangrijkste succesfactor waar ik het eerst aan werk. Dus als ik ergens in een nieuwe organisatie binnenkom. Het eerste wat ik doe is even kijken. Is de directiecomité gealigneerd? Hebben ze een goed beeld van wat wat de toekomst gaat brengen, Wat de business reasons zijn?
Joke Janssens: [00:06:56] Ja, ja, als je daar al vastloopt, dan is de kans niet groot dat het gaat slagen denk ik (Érik Steketee: Ja)
Érik Steketee: [00:07:01] En dan moet je niet. Dan moet je dus niet mensen gaan verwijten dat ze weerstand hebben. Nee, wij zijn er kennelijk niet in geslaagd mensen antwoord op hun terechte vragen te geven.
Joke Janssens: [00:07:10] Wat zijn nog vormen die kunnen leiden tot succes of nog acties die kunnen leiden tot succes?
Érik Steketee: [00:07:15] Nou, veel tools gebruiken dus: 1. Wij maken een verander plan, dus wij zijn niet van de tree hugging of de vage dingetjes. Nee, we hebben ook doelstellingen, stapjes. Dus ik ga zeggen nou dan en dan willen we dit en dit bereiken. Dus bijvoorbeeld 90% van de mensen moet op 1 maart moet snappen waar we mee bezig zijn. Nou, dat is meetbaar, dus dan maken we een plan. We gaan activiteiten definiëren en we meten dus ook gewoon. Op een gegeven moment zitten we dicht bij de 90% ja of nee. En zo niet, dan hebben we ook dus een idee wat we meer of anders moeten doen.
Joke Janssens: [00:07:45] Ja, nog zaken of zijn wat de twee cruciaals voor jou?
Érik Steketee: [00:07:49] Nou dat is wel t belangrijkste. Ik zie dat heel veel mensen die zeggen ja ik gebruik mijn intuïtie, daar is niks mis mee, maar als dat t enige. Is wat je hebt. Dat is wel een beetje ja. Dan hangt het dus een beetje van de weersgesteldheid af of, weet ik veel. De eigen gemoedsrust wat je die dag gaat doen. Dat lijkt me niet verstandig.
Joke Janssens: [00:08:05] Ja.Is data voor jou dan ook een belangrijk gegeven in change management?
Érik Steketee: [00:08:08] Ja zeker. Ja zeker. We doen onze rondjes ADKAR en we willen weten wat zijn de vragen in de organisatie? Zijn we erin geslaagd om een vraag te beantwoorden en mensen zijn in staat om snel te veranderen? Dat hebben we denk ik ook in Covid gezien. Iedereen staat lekker thuis aan de teams en we hebben amper training gehad. Als er een dringende noodzaak is, kunnen mensen zich heel snel aanpassen.
Joke Janssens: [00:08:31] Ja, is dat ook een tip? Een dringende noodzaak creëren?
Érik Steketee: [00:08:34] Ja, maar niet elke change heeft een dringende noodzaak. Ik ga vaak bijvoorbeeld in Pharmacy. Dan moet je compliant zijn en compliant is echt geen sexy change toch? Iedereen compliancy, maar zonder compliancy ben je wel out of business in de pharmacy.
Joke Janssens: [00:08:50] Ja ja
Érik Steketee: [00:08:51] Weet je. Dus ook niet Sexy chances of niet dringende noodzaken hebben wel een business reasons for change.
Joke Janssens: [00:09:02] Erik, hoe zorg je er eigenlijk voor dat de mindset in een bedrijf geïntegreerd wordt? Dat veranderingen duurzaam moeten zijn?
Érik Steketee: [00:09:08] Ja. Duurzaam betekent bestendig. Dat betekent én dat je eerst goed moet weten Hoe ziet een nieuwe situatie er dan uit? Dus dat vind ik de eerste stap. Twee Dat je goed gaat nadenken van wat zou mensen nou tegen kunnen houden om dat tot stand te brengen. Nou, als je dat al hebt gedaan, dat is denk ik al de helft van het voorwerk. Dan ga je nog eens even goed bekijken. Wat zou factoren kunnen zijn die bijvoorbeeld mensen belemmeren om dit in stand te houden? Nou we d'r zitten heel vaak weinig incentives om dingen in stand te houden. Nou, die kan je dus allemaal van tevoren bedenken. We weten uit de research 50% van de weerstand, ik zeg dus nogmaals dat zijn vragen van mensen, 50% van de vragen zijn van tevoren te bedenken. Dus als je goed met mensen babbelt, zo vroeg mogelijk, joh, wat zouden aan de hand kunnen zijn? Waarom dit niet gaat lukken? Wat zouden aan de hand kunnen zijn? Waarom je niet blijft dit doen?
Joke Janssens: [00:09:57] Ja, het stukje van de sponsor is al zeker aan bod gekomen. Maar wat is de rol van het leiderschap in een bedrijf?
Érik Steketee: [00:10:02] Ja, ik zie dat leadership, het directiecomité, als iets live gaat of iets is geïmplementeerd, gaat de aandacht natuurlijk snel uit naar de nieuwe dingen hè. Want vooruitgang maar bestendigen en het borgen van de verandering is minstens zo belangrijk, want anders verliezen we t weer. Veel mensen hoor je in de organisaties zeggen van wij maken hier nooit iets af. Nou, dat is een superbelangrijke rol van leadership van een directiecomité. Dat je zegt we maken de dingen af, we houden het in stand en daarna gaan we het ook verbeteren.
Joke Janssens: [00:10:32] Dus als ik het goed bekijk is de rol van change Manager ja toch wel iemand die moet zien dat hij iedereen mee op de kar heeft. En dan geldt dat voor alle lagen van de organisatie hè?
Érik Steketee: [00:10:40] Ja zeker . We weten ook uit de research dat met name de managers is de groep met de meeste weerstand. Waarom? Zij zitten altijd ertussenin. Zij krijgen de shit van beneden, ze krijgen de shit van boven en ondertussen moet je de winkel draaiend houden. Nou, da's dus een lastige rol. Dus dat is de eerste groep waar ik vriendjes bij probeer te maken. Ik zeg jongens, wat hebben jullie nodig om dit nou succesvol te gaan implementeren?
Joke Janssens: [00:11:02] Tip van de dag.
Érik Steketee: [00:11:03] Nou dat denk ik wel.
Joke Janssens: [00:11:05] Zijn er nog tips die je kan meegeven voor change managers of mensen die aan een project werken en er toch voor willen zorgen dat ze de organisatie mee hebben.
Érik Steketee: [00:11:13] Nou ja, change management vind ik dus een vak, dus dat moet je serieus nemen. Er zijn heel veel mensen die hebben wel goeie ideeën, maar daar blijft het bij ideeën. Kijk dus ik heb ook last van ideeën, maar ik doe het wel op basis van een proces. Dus ik heb stappen, ik heb doelstellingen en ik meet en ik kijk waar ik mee bezig ben. Want soms zit je d'r gewoon naast. Ook een goeie change manager maakt wel eens fouten. Daar gaan dingen goed en daar gaat dingen minder goed. Of de organisatie gaat niet snel genoeg dus het is wel een vak, dus dat vak moet je serieus nemen. Dus certificering helpt. Set je tools, gebruik je tools in. Het is niet alleen maar babbelen en vage dingen. Het is ook vakmanschap, weten waar je mee bezig bent.
Joke Janssens: [00:11:53] Maar operationeel gezien voor een organisatie is een change manager juist één persoon. Of kan dat een stuk zijn dat gekoppeld is aan een functie?
Érik Steketee: [00:12:01] Ja zeker. Je kan je voorstellen als de change neit heel ingewikkeld is en het project is niet heel ingewikkeld, dat je de rol van change manager en projectmanager goed kan combineren. Als het een complexe change is, bijvoorbeeld de implementatie van een grote Enterprise Resource Planning ERP pakket, Nou, dan zou ik die rollen niet combineren. Dan heeft een projectmanager de handen al vol, laat staan de change manager. Zou ik dus een Change team en een projectteam. Dus dat hangt af van het soort change.
Joke Janssens: [00:12:29] Nu in een vorige podcast heb het gehad over de verschillende rollen die er bij projectmanagement komen zien. Je hebt inderdaad een sponsor, je hebt een projectmanager. Je hebt dan ook een technisch architect. Als je deze drie rollen bekijkt, bij wie past het stukje change management dan het beste? Is dat onmiddellijk bij de sponsor of bij de projectmanager.
Érik Steketee: [00:12:44] Nee, sponsor is een sponsor. Daar noemen de dingen ook echt anders. Een sponsor moet the why uitleggen. Die moeten business reasons for change uitleggen. Excuseer de Engelse taal, maar ik bedoel dat het is Prosci is ook een Engelstalige methode, dus zo trainen we het ook een beetje. Ik zie in projectmanagement begrijp je vaak wat anders onder de rol van een sponsor. Dat is degene die t geld ter beschikking stelt. In changemanagement vraag ik van een goeie sponsor dat die de organisatie meeneemt in het verhaal dat mensen gewoon na een goeie sponsor actie zeggen van ik weet waar we mee bezig zijn in de organisatie dat moet de sponsor doen. Ja, een practitioner is vergelijkbaar, zeg maar met een projectmanager. Een practitioner is de change manager die ze tools gebruikt die een idee heeft van welke stappen die moet doen.
Joke Janssens: [00:13:28] Oké, duidelijk Eric. Is er zelf nog iets aan het eind van deze podcast dat je graag wilt toevoegen wat betreft de link tussen projectmanagement en change management of net niet de link.
Érik Steketee: [00:13:38] Nou ik zou wel. Ik denk dat de luisteraars wellicht hoorden dat ik geen Belg van nature ben. Dus. En ik weet dat Belgen kijken vaak op tegen Nederlanders, die vinden dan ja het schiet niet zo op. Nou ik heb goed nieuws voor jullie. België loopt qua change management echt voorop op Nederland. D'r zijn meer practitioners in België en ik vind ook die zijn doorgaans wat slimmer. En jullie omgeving laat ik het netjes zeggen, is soms wat ingewikkelder dan in Nederland, dus België loopt echt voorop. Dus ik zou zeggen hou dit in stand.
Joke Janssens: [00:14:08] Mooi compliment dat we graag in ontvangst nemen.
Érik Steketee: [00:14:10] Ja toch? you' r welcome.
Joke Janssens: [00:14:11] Oké Eric, dank je wel en graag tot later zeker?
Érik Steketee: [00:14:16] Dankjewel!
Joke Van Damme: [00:14:28] Heb je een vraag voor Erik of een verhaal dat je wilt delen? Laat het weten via onze Facebook of LinkedIn pagina, via een voicemail of met een mailtje naar. Infoblad US Schip Professionals Punt BE. Is dit interview nuttig voor iemand die je kent? Vergeet de podcast dan zeker niet te delen. In de volgende aflevering praten we met Agile coach Kim del Gallo over wendbaar projectmanagement. Wil je dit gesprek niet missen? Abonneer je dan zeker op onze podcast. Graag tot dan!